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zoom RSS 本:図解でわかる ファシリテーション

<<   作成日時 : 2018/02/23 21:45   >>

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私は、自分の仕事を「コンプライアンス系占い師」と過去に名づけたように、基本的に「私に何か相談したい人」がやってきて、対応して何か(契約書とか対応方針とか今後やるべきこととかそもそも何が問題なのかの整理とか)を授けるのが日常なので、ヒアリング力や聴いたことことを自分が理解する力が大事で、ファシリテーション的な能力を必要とする局面があまり無いのですが、帯の「ムダなダラダラ会議がなくなる!」「もつれた議論も、スッキリ整理!」には興味があって、読んでみました。


筆者の松山さんは、私とは違って、多人数でやるブレストや問題解決会議、方針検討会議などの経験が多いのでしょう。

私が出る会議は人数が少ないし、基本的に私に相談する(もしくは私が誰かに相談する)ための会議なので「分からないまま議事が進む」というケースは有り得ないのですが、部門間の連絡会議といった10人も20人も居並ぶような会議なら、話者のパワーポイント資料読み上げを聞いているだけ、な会議の経験もあるので、その辺の生産性の低さや効率の悪さはまぁ、分かります。

で、実際、出席者の誰かが「自分をおいてきぼりに話が進んでいる」と思うような会議は、他の人もそう思っているもの。でも、誰も「分からないんですけど」と言わないから、表面上誰も異議を言わなかった=問題なしとして、何だかよく分からない結論だかアクションプランになって、目的達成に繋がらない時間を過ごすことに。


そんなことにならないためには、話し合いの内容を可視化して、「何が目的で、今後何をすることが決まったのか、それを誰がいつまでに行うのか」をメンバーに納得させられるように落とし込むのがいい。



自分はこの会議の主催者ではなく、ただ呼ばれているだけだからとか、この会議のメンバーの中で一番若いのでしゃしゃりでるわけには・・・とか言わずに、「書記」を積極的に引き受けてしまえ、

会議に出て「あー無駄な時間だった」とか後で言うのは「会議を無為に過ごすことで、自分の時間も自分の手で無駄にしただけ」、

自分で無駄になりそうだった会議を有意義にすることで、自分の時間の使い方を意味のあるものに変えていこう!という提言なのかな、と。


というわけで、この本の主題は、会議におけるホワイトボード活用術。

会議主催者でもないのに書記の役割を引き受けるための「しゃしゃり出方」、

ホワイトボードにこういう形で書きこむことによって、「ホワイトボードを写真に撮るだけで議事録として使えて、後で作成しないで済む」ように出来る、といったtips、

話し合われている内容を書きとっているだけ、に見せかけて、有意義な議論になるように影で誘導してしまうホワイトボード記述ノウハウ、

自分が主宰者のときには、上のノウハウも活用しつつ、皆が参加してくれる積極的な会議にするための「1分間事前準備術」、


後は、ホワイトボードに議論を見やすく書きとるための、ベン図、ポンチ絵、矢印と枠、マトリクス表、Todoリスト、仕切り線を入れての言い分整理などなど、どんな「描き方があるか」の解説、

などが書かれているので、どちらかというと「会議の末席で小さく」なっていることが多い若手ビジネスパーソン向けかな?

画像



私の場合、クリップボードにA4の紙を挟んで会議に持っていき、相手との間に置いて、

「これはこういうこと?」とか書いてみせる感じで会議をやっているので、実質ホワイトボードと同じ(たまに会議で書いてたノートを相手に持って行かれたりすることもあるからますます)だから、

論点整理を可視化する書き方などは自分も使えそうです。


それはそうと、

英語で行われる会議に出るような時には、英語に自信がない人こそ書記を引き受けてしまい、「すみません、今、何ておっしゃいました?」とか「論旨はこういうことですよね?」とか、「書ききるまでちょっと待ってもらえます?」とか言って、自分が理解できるスピードで会議が進むようにコントロールするのがいい、という考え方はなかった。

私が「契約書を作成するために新サービスの内容をヒアリングする」みたいなときにメモを確認しながら進めるのと同じだと考えれば、確かに納得できるやり方ではあるね。迷惑になるレベルで英語が分からないで会議を止めてしまうと本末転倒だから、そこはほどほどの知識を身につけてね、という注釈はつくだろうけど。

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